Lernen für die „neue Normalität“

Im Frühjahr 2020 stand in vielen Gemeinden wochenlang das normale Leben still und das Coronavirus sorgte auch in den Rathäusern für tiefgreifende Veränderungen. Bürgermeister, Stadträte und kommunale Mitarbeiter mussten, wie viele andere Unternehmen, ebenfalls eine Alternative zum gewohnten Arbeitsalltag finden. Denn die Möglichkeit, alle Aufgaben ins Homeoffice zu verlegen, gestaltet sich besonders im öffentlichen Dienst schwierig und bringt viele weitere Herausforderungen mit sich. Doch es wurde sich schnellstmöglich und weitestgehend an die neue Situation angepasst und zahlreiche Homeoffice-Arbeitsplätze eingerichtet. Mit den allgemeinen Lockerungen der offiziellen Beschränkungen seit Mai werden erste Schritte hin zu einer gewissen „neuen Normalität“ unternommen. Dazu kann auch gehören, dass die Telearbeit künftig eine größere Rolle in den Kommunen spielen wird als zuvor. Denn, aus der Not geboren, bietet das Arbeiten von zu Hause durchaus Chancen und Möglichkeiten, von denen auch nach dem Höhepunkt der Krise profitiert werden kann.

In den meisten Gemeinden gibt es einen Katastrophenplan, sodass beispielsweise im Falle eines Hochwassers oder Erdbebens alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist. Doch auf eine Pandemie dürften die wenigsten Kommunen vorbereitet gewesen sein. Vielerorts wurden daher rasch Krisenstäbe und Arbeitsgruppen zusammengestellt, Bürgerbüros oder Rathäuser für den Publikumsverkehr geschlossen oder nur noch mit Terminvergabe weitergearbeitet. Und in aller Regel konnten die Mitarbeiter, bei denen dies möglich war, im Homeoffice weiter tätig sein – um so die Gesundheit aller zu schützen und trotzdem den Betrieb aufrecht zu erhalten. Für viele eine neue Erfahrung, zumal in einer solch außergewöhnlichen Situation. Die Arbeit im öffentlichen Dienst ist sehr zeitintensiv. Das Amt des Bürgermeisters kennt auch im Normalfall keinen klassischen Acht-Stunden-Tag, aber in der Krise ist das Arbeitspensum zusätzlich noch stark gewachsen. Das lag auch daran, dass nicht alles aus dem Homeoffice bewältigt werden konnte, denn ein Bürgermeister zeichnet sich durch den persönlichen Kontakt zu seinen Bürgerinnen und Bürgern aus. So gab es weiterhin Termine, die wahrgenommen werden mussten, beispielsweise durften Stadtratssitzungen aus rechtlichen Gründen nicht digital abgehalten werden. Diese zusätzlichen Schwierigkeiten galt es zu meistern, doch es wurde so gut es ging auf die Telearbeit ausgewichen. Im heimischen Büro – mehr oder minder gut ausgestattet – gab es dann schon mal den ganzen Tag Telefon- und Videokonferenzen, zum Beispiel mit Bürgermeisterkollegen in der Umgebung, mit der Landkreisverwaltung oder Landesregierung bzw. mit dem Krisenstab. Es galt, Pandemiepläne in der Verwaltung, in Schulen und systemrelevanten Organisationen umzusetzen und für ein einheitliches Vorgehen zu sorgen. Besonders wichtig war und ist ein zuverlässiges Informationsmanagement.

So erlebten die Bürgermeister aus Barleben im Landkreis Börde und aus dem Leinebergland im Landkreis Hildesheim das Krisenmanagement aus dem Homeoffice:

„Im Homeoffice, während der Corona-Krise, habe ich die Quality-Time mit meinen vierjährigen Zwillingen genossen. Telefonkonferenzen am Wochenende, frühmorgendliche Videochats mit dem Presseteam und Landesverordnungen die quasi über Nacht geschrieben und zugestellt wurden und dann natürlich sofort umzusetzen waren, gehörten für mich eher zu den Schattenseiten. Ich arbeite auch sonst an vielen Abenden und am Wochenende von zu Hause, allerdings hat sich das Arbeitspensum in der Corona-Lage stark verändert – eine Krise kennt eben keine feste Arbeitszeit. Dank unserer wirklich engagierten IT-Abteilung konnten in kürzester Zeit 30 Homeoffice-Arbeitsplätze für Mitarbeiter der Kernverwaltung eingerichtet werden. Für einige von ihnen ist es sicher auch künftig möglich, tageweise von zu Hause zu arbeiten. Das hängt stark von den Aufgaben ab und das Homeoffice ist nicht für jeden die Erfüllung – auch für mich nicht. Doch denke ich schon, dass es künftig dauerhafte Veränderungen geben wird und Telefonkonferenzen, Videochats, digitale Sprechstunden, Webinare etc. eine größere Rolle spielen werden. Mein persönlicher Tipp für gutes Arbeiten im Homeoffice ist: Ein vernünftiger Arbeitsplatz mit ergonomischem Stuhl usw. Vor allem aber Disziplin und Struktur in der Arbeitsweise, denn die Ablenkungen in der heimischen Umgebung sind zahlreich.“

Frank Nase, Bürgermeister der Einheitsgemeinde Barleben im Landkreis Börde, Sachsen-Anhalt

„Kurz vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie hatten wir mit unserem Personalrat eine Dienstvereinbarung zum Themenkreis Telearbeit bearbeitet. Die Vereinbarung war auch final durch, doch noch nicht offiziell herausgegeben. Dann hat uns die Pandemie eingeholt – und uns darin bestätigt, dass es der richtige Weg ist, unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen künftig noch mehr Flexibilität zu ermöglichen. Ich selbst bin in dieser Zeit während der Woche ganz normal ins Büro gegangen, meine Mitarbeiter haben zunächst in Wechselschicht gearbeitet. Da Entscheidungen vom Land Niedersachsen oft am Wochenende veröffentlicht wurden und zeitnah umgesetzt werden mussten, habe ich es positiv erlebt, dass ich dies vom Homeoffice aus regeln konnte, und nicht für vielleicht nur eine oder zwei Stunde ins Büro fahren musste. Was sich jetzt schon bei uns eingebürgert hat, ist das Instrument der Telefonkonferenz – das werden wir auch künftig häufiger nutzen. Mein persönlicher Tipp für gutes Arbeiten im Homeoffice ist: In der Familie klare Absprachen zu treffen, insbesondere wenn parallel Kinder betreut oder Eltern versorgt werden müssen. Und sehr wichtig ist, wenn man gerne im Block arbeitet, mal zwischendurch aufzustehen, sich zu bewegen, etwas zu trinken – das gerät, wenn man alleine zu Hause arbeitet, gerne mal in Vergessenheit.“

Rainer Mertens, Bürgermeister der Samtgemeinde Leinebergland im Landkreis Hildesheim, Niedersachsen

Homeoffice: Möglichkeiten und Grenzen

Die Corona-Lage gab vielen kommunalen Vertretern und ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, Möglichkeiten der Zusammenarbeit auf Distanz zu testen. Dadurch hat mancher sicherlich die Vorteile des Homeoffice für sich entdeckt, wie die einfachere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, keinen Stress im Berufsverkehr, weniger Unterbrechung durch Kollegen und eben – im Idealfall – konzentrierteres Arbeiten als im Büro. In einem offenen Brief auf der Internetseite seiner Gemeinde schrieb beispielsweise Frank Nase, Bürgermeister der Einheitsgemeinde Barleben im Landkreis Börde: „Neben den Feststellungen, wie schnell sich manche Dinge ‚digitalisieren‘ lassen, wenn es denn sein muss, stellte ich fest, dass eine Vielzahl an Menschen aufopfernd und engagiert ihrer täglichen Arbeit nachgeht. Die (Verwaltungs-)Aufgaben werden zum Teil auf neue, schnelle und/oder andere Art und Weise erledigt, als es bisher der Fall war. (…) Wir konnten nicht üben, wir konnten nicht lernen. Systeme, die über viele Jahre oder Jahrzehnte entwickelt und perfektioniert wurden, werden nun zum Teil neu und vom Grunde heraus anders konzipiert.“ Will man künftig digitale Heimarbeit verstärkt einsetzen, ist es wichtig, auch ihre Grenzen zu erkennen: Wenn es keinen separaten Arbeitsraum gibt, ist die Trennung von Beruf und Privatleben für den einen oder anderen schwierig und eine technisch sowie ergonomisch hochwertige Ausstattung des Heimarbeitsplatzes ist nicht ohne weiteres gewährleistet. 

Arbeitswelt: Künftig ein Recht auf Homeoffice?

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil plant nun, das Recht auf Arbeit von zu Hause gesetzlich zu verankern. „Jeder, der möchte und bei dem es der Arbeitsplatz zulässt, soll im Homeoffice arbeiten können – auch wenn die Corona-Pandemie wieder vorbei ist“, sagte er. „Man darf entweder komplett auf Homeoffice umsteigen oder auch nur für ein oder zwei Tage die Woche.“ Heimarbeit soll Heil zufolge eine freiwillige Möglichkeit für Arbeitnehmer sein und fair geregelt werden. Viele – auch kommunale – Arbeitgeber und Arbeitnehmer dürften den Vorstoß begrüßen und eine künftig größere Flexibilität bezüglich des Homeoffice als Mehrwert betrachten. Die einmal gemachten Erfahrungen lassen sich ohnehin nicht rückgängig machen, und vieles spricht dafür, aus der Krise zu lernen und den Arbeitsalltag in einer hochkomplexen Informationsgesellschaft insgesamt flexibler zu gestalten. Aktuell gelten jedoch ausschließlich die mit dem jeweiligen Arbeitgeber getroffenen Vereinbarungen sowie allgemein gültige Vorschriften zu Arbeitsschutz, Datenschutz und Arbeitszeitregelungen, denn Stand Juni 2020 gibt es in Deutschland noch keinen Anspruch auf Homeoffice, aber auch keine Pflicht. 

Kommunikationswege und Krisenmanagement bei Avacon

Das durch die besondere Lage oder möglicherweise sogar durch eine Quarantäne notwendig gewordene Arbeiten von zu Hause wurde sicherlich von Fall zu Fall unterschiedlich erlebt. Für die, die sonst noch nie oder nur in Ausnahmesituationen mal einen Tag im heimischen Büro gearbeitet haben, fielen jetzt sehr plötzlich die gewohnten Strukturen und Abläufe weg. Sie mussten sich an andere Kommunikationswege gewöhnen und sich dafür mit neuen Tools und Techniken auseinandersetzen. Auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Avacon standen vor dieser Herausforderung. Als Energiedienstleister und Betreiber kritischer Infrastruktur stand Avacon in der Zeit der Pandemie in einer besonderen Verantwortung. Es musste gewährleistet werden, dass die Menschen in der Region weiterhin stabil mit Strom, Gas, Wärme und Wasser versorgt werden. Deshalb wurde bereits Anfang März 2020 eine zentrale Krisenorganisation eingerichtet, die sich ausschließlich um die Koordination aller mit der Pandemie in Zusammenhang stehenden Themen befasste. Mithilfe täglicher Krisenstäbe, jeweils an neueste Erkenntnisse angepasster Maßnahmen und Richtlinien, konnte der Betrieb verlässlich aufrechterhalten werden.

Stufenweise ins Homeoffice – und zurück

Systemrelevante Mitarbeiter waren weiterhin rund um die Uhr im Einsatz. Die IT musste schnellstmöglich weitere Homeoffice-Arbeitsplätze einrichten. Ein reibungsloser Ablauf sollte schließlich auch weiterhin sichergestellt werden. Dazu wurde ein Test durchgeführt, bei dem mit der Zeit immer mehr Mitarbeiter stufenweise im Homeoffice arbeiteten. So konnten noch vorhandene Mängel erkannt und behoben werden. Letztendlich gelang die Umlagerung der Arbeit für viele Verwaltungsbereiche ins heimische Büro. Dort wurden die Mitarbeiter regelmäßig über die neuesten Entwicklungen und Richtlinien per Mail informiert. Seit Mai 2020 gibt es neue Vorgaben für die Rückkehr aus dem Homeoffice. So wird vorwiegend in Einzelbüros gearbeitet und der Austausch zwischen Kollegen erfolgt stets mit Sicherheitsabstand. Außerdem wird auf eine begrenzte Besprechungszeit geachtet und die Arbeitszeiten wurden noch flexibler gestaltet. Das Unternehmen bietet zudem psychologische und gesundheitliche Beratung sowie Kurse, um den außergewöhnlichen Belastungen in der Krisensituation und bei Doppelbelastungen, z. B. durch die Kinderbetreuung und Betreuung pflegender Angehöriger, entgegenzuwirken.

Tipps für ein erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice:

Grundsätzlich gelten viele allgemeine Regeln auch im Homeoffice. Doch im Büro hält man sich meist automatisch daran, weil es einfach üblich ist. Am Heimarbeitsplatz gibt es mehr Ablenkungen und nicht die gleichen Strukturen und Abläufe, daher ist mehr Selbstdisziplin gefragt.

• Richten Sie sich einen festen und aufgeräumten Arbeitsplatz ein. Stehen Sie zu einer festen Uhrzeit auf und erledigen Sie Ihre Morgenroutine – so geben Sie Ihrem Arbeitsalltag auch zu Hause eine Struktur. 

• Kleiden Sie sich angemessen, um vollständig in den Arbeitsmodus zu gelangen. 

• Damit Sie produktiv und konzentriert arbeiten können, sollten Sie Privatleben und Arbeit möglichst gut trennen. (In Zeiten, in denen Kindergärten, Schulen und Pflegeeinrichtungen ganz oder teilweise geschlossen sind, ist das natürlich nur bedingt möglich.)

• Das gelingt besser, wenn Sie sich, genau wie im Büro, an feste Arbeits- und Pausenzeiten halten und diese auch Ihrem (erwachsenen) Umfeld deutlich signalisieren.

• Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz, wenn Sie Pause oder Feierabend machen, damit Sie regenerieren können. Und: Machen Sie Pausen und Feierabend!
   

Tipps, wie man im Homeoffice Energie und Kosten sparen kann:

• Falls Sie für Ihr Büro zu Hause ein neues Gerät anschaffen: Notebooks verbrauchen erheblich weniger Strom als Desktop-PCs.

• Wenn Sie Ihre Arbeit unterbrechen, gönnen Sie auch dem Monitor eine Pause – das spart Energie und Geld.

• Schalten Sie weitere Geräte, wie beispielsweise den Drucker, nur an, wenn Sie sie wirklich benötigen. Druckaufträge können gegebenenfalls auch gesammelt werden.

• Brauchen Sie alle Funktionen am Router? Wenn nicht, einfach ausschalten. Nachts kann der Router – eventuell mit einer Zeitschaltuhr – komplett vom Netz getrennt werden.

• Nach Feierabend den Rechner und weitere Geräte ganz abschalten, statt im Standby-Modus zu belassen. 
   

Gesundheitstipps fürs Homeoffice:

• Der Monitor sollte bei geballter Faust und aufrechter Sitzhaltung eine Armlänge entfernt sein, sich unterhalb der waagerechten Sehachse befinden und ganz leicht nach hinten gekippt sein. 

• Tastatur und Maus sollten in einer Linie mit dem Ellbogen verlaufen, evtl. ist eine vertikale Maus oder ein Mauspad angenehmer.

• Wenn Sie keinen ergonomischen Bürostuhl zu Hause haben, bieten sich Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um sich zu behelfen bzw. für Ausgleich zu sorgen: Einfach zur Abwechslung auch mal im Stehen arbeiten, z. B. an einer Stehtheke in der Küche, den Stuhl gegen einen Sitzball austauschen oder die Sitzposition durch ein ergonomisches Sitzkissen verbessern. 

• Idealerweise sollte man aufrecht vor dem Rechner sitzen, beide Füße parallel auf den Boden stellen und die Ober- und Unterschenkel sollten etwas mehr als einen rechten Winkel bilden.

• Etwa alle ein bis zwei Stunden sollten Sie kleine Lockerungsübungen einbauen und sich kurz bewegen. 

• Sorgen Sie regelmäßig für frische Luft in Ihrem Homeoffice.

• In der Mittagspause und nach Feierabend bieten ein Spaziergang oder Sport an der frischen Luft Abwechslung. 

• Aber auch drinnen können Fitness-Workouts für Ausgleich sorgen, wie beispielsweise die Crossfit- und Yogaangebote auf dem Avacon-Youtube-Kanal.

Avacon-Workouts für das Homeoffice: